Zmiana agencji marketingowej to naturalny etap rozwoju wielu firm. Niekiedy decyduje o tym potrzeba świeżego spojrzenia, czasem rozczarowanie dotychczasowymi wynikami, a czasem po prostu skala biznesu wymaga większego wsparcia. Wraz z decyzją o współpracy z nowym partnerem pojawia się jednak pytanie, które budzi wątpliwości u wielu przedsiębiorców: jak bezpiecznie udostępnić dostęp do zasobów, aby agencja mogła skutecznie prowadzić kampanie, a jednocześnie firma zachowała pełną kontrolę nad swoimi kontami i danymi?

Najważniejsza zasada brzmi: wszystkie zasoby powinny zawsze należeć do klienta. To oznacza, że konta reklamowe w Google Ads, Meta czy LinkedIn, a także Google Analytics, Google Tag Manager czy fanpage na Facebooku, powinny być zakładane i rejestrowane na dane firmy. Agencja nie powinna tworzyć ich w swoim imieniu, ponieważ to prowadzi do utraty kontroli i uzależnienia od partnera. Właścicielem musi być przedsiębiorstwo – agencja jest jedynie partnerem technicznym, który otrzymuje uprawnienia do zarządzania.

Bezpieczne udostępnienie zasobów polega właśnie na przyznaniu dostępu w roli użytkownika lub partnera, a nie przekazywaniu loginów i haseł. Każda z platform reklamowych oferuje mechanizmy pozwalające zapraszać nowych użytkowników z określonymi uprawnieniami. W ten sposób firma może nadać agencji prawa administratora lub menedżera, zachowując pełną własność i możliwość natychmiastowego odebrania dostępu w razie zakończenia współpracy. Dzięki temu proces jest przejrzysty i bezpieczny.

Takie rozwiązanie ma również znaczenie praktyczne. Gdy konto należy do klienta, to wszystkie dane, od historii kampanii, przez grupy odbiorców, aż po wyniki sprzedażowe, pozostają w firmie. W momencie zmiany agencji nie ma ryzyka utraty statystyk ani konieczności zaczynania od zera. Nowy partner może od razu korzystać z dotychczasowych zasobów i optymalizować kampanie na podstawie zgromadzonej wiedzy. To skraca czas potrzebny na wdrożenie i obniża koszty.

Nie mniej ważne jest bezpieczeństwo organizacyjne. Przyznawanie dostępu przez oficjalne systemy (takie jak Google Business Manager, Meta Business Suite, TikTok Business Center) pozwala kontrolować, kto i kiedy uzyskał uprawnienia. W każdej chwili można je zmodyfikować, ograniczyć lub całkowicie odebrać. Nie ma ryzyka, że ktoś będzie miał dostęp do danych nawet po zakończeniu współpracy. To szczególnie istotne w świetle regulacji dotyczących ochrony danych osobowych i rosnącej świadomości użytkowników w tym zakresie.

Zmiana agencji to także dobry moment, aby uporządkować swoje zasoby. Często okazuje się, że dostęp ma wiele osób, które od dawna nie współpracują z firmą. Audyt uprawnień pozwala uniknąć bałaganu i zwiększa bezpieczeństwo. Warto też pamiętać o spójności – wszystkie konta powinny być powiązane z oficjalnym adresem e-mail w domenie firmowej, a nie z prywatnymi skrzynkami pracowników czy podwykonawców.

Podsumowując, bezpieczne udostępnienie zasobów nowej agencji opiera się na trzech filarach. Po pierwsze, własność kont zawsze należy do firmy. Po drugie, dostęp przyznaje się przez system zaproszeń, a nie przez przekazywanie haseł. Po trzecie, nad całością trzeba sprawować bieżącą kontrolę i regularnie weryfikować, kto ma uprawnienia. Takie podejście gwarantuje bezpieczeństwo danych, ciągłość działań marketingowych i pełną niezależność w relacjach z partnerami.